Nie ma jednej listy ewidencji właściwej dla każdej firmy: zakres obowiązków zależy między innymi od formy prawnej, sposobu opodatkowania i posiadanego majątku. Istotne jest też rozróżnienie głównej ewidencji podatkowej od dodatkowych rejestrów, które mogą dotyczyć składników majątku lub sprzedaży.
Od czego zależy zakres ewidencji w firmie?
Nie ma jednej listy ewidencji obowiązującej każdą firmę. Jej zakres zależy od formy prawnej i tego, kto jest podatnikiem, wybranej formy opodatkowania oraz tego, czy podmiot ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych. Znaczenie mają również posiadany majątek i wykonywane operacje, ponieważ mogą wiązać się z odrębnymi obowiązkami ewidencyjnymi.
Główne ewidencje według formy opodatkowania i rodzaju podmiotu
Nie ma jednej głównej ewidencji właściwej dla wszystkich przedsiębiorców. Jej wybór zależy łącznie od formy prawnej podmiotu i sposobu opodatkowania, dlatego sama informacja o rodzaju działalności nie wystarcza do ustalenia właściwego rejestru. Szczegółowe zasady wynikają z przepisów dotyczących konkretnej sytuacji podatnika.
KPiR przy skali podatkowej i podatku liniowym
Przedsiębiorca rozliczający PIT od dochodu według skali podatkowej prowadzi co do zasady KPiR, jeśli nie podlega obowiązkowi prowadzenia ksiąg rachunkowych. Ta sama zasada dotyczy podatku liniowego: KPiR służy wówczas do ujmowania przychodów i kosztów, a liniowa forma PIT nie oznacza odrębnego rodzaju księgi.
Sama KPiR może nie wyczerpywać obowiązków ewidencyjnych firmy. Składniki majątku, które podlegają wpisowi, mogą wymagać prowadzenia dodatkowego rejestru.
Ewidencja przychodów przy ryczałcie
Przy ryczałcie podstawowym rejestrem podatkowym jest ewidencja przychodów. Kwoty trzeba w niej rozdzielać według stawek ryczałtu, którym podlegają poszczególne przychody — nie ujmować ich łącznie i dopiero później szacować podział. Dzięki temu zapis pokazuje, jaka część przychodu przypada na każdą stosowaną stawkę. Przypisanie powinno wynikać z dokumentów dotyczących uzyskanych kwot.
Jeśli podatnik ma składniki majątku podlegające wykazaniu, prowadzi również właściwy wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Jest to odrębny obowiązek, zależny od posiadanych składników, a nie część ewidencji przychodów.
Księgi rachunkowe i warunki ich prowadzenia
Spółka z o.o. co do zasady prowadzi księgi rachunkowe; KPiR nie może ich zastąpić. W przypadku innych podmiotów obowiązek może zależeć od przychodów osiągniętych w poprzednim roku obrotowym, ale próg nie obejmuje automatycznie wszystkich form działalności. Dlatego najpierw trzeba ustalić, jakie przepisy dotyczą danego podmiotu.
Próg jest określony w euro, a jego równowartość w złotych wylicza się według zasad ustawy o rachunkowości. Dla objętych tym kryterium podatników znaczenie mają przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów; w przypadku podatników PIT uwzględnia się również właściwe dla nich reguły podatkowe. Limit w złotych trzeba więc sprawdzić dla konkretnego roku i zakresu przychodów, zamiast przenosić kwotę z wcześniejszego okresu lub porównywać ją z dowolnym zestawieniem wpływów.
Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych
Podatnik prowadzący KPiR prowadzi obok niej odrębną ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, jeśli posiada składniki majątku, które zgodnie z przepisami PIT podlegają ujęciu w takim rejestrze. Sam zakup nie przesądza więc, że cała cena stanie się od razu kosztem: w przypadku maszyny kosztem mogą być odpowiednie odpisy, a nie jednorazowo pełna kwota zakupu.
Rejestr pozwala powiązać zapis z konkretnym składnikiem. Obejmuje między innymi jego identyfikację, datę nabycia i przyjęcia do używania, wartość początkową, stawki oraz dokonane odpisy, a także informację o zbyciu lub likwidacji. To odrębny sposób ewidencjonowania majątku, inny niż ujmowanie towarów i materiałów.
Spis z natury i ewidencjonowanie zapasów
Spis z natury w KPiR obejmuje zapasy, a nie cały majątek firmy. Ujmuje się w nim m.in. towary handlowe, materiały, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. Sporządza się go co do zasady na początek i koniec roku podatkowego, a także w określonych sytuacjach związanych z działalnością, takich jak jej rozpoczęcie w trakcie roku, zmiana wspólnika lub proporcji udziałów oraz likwidacja.
Remanent ustala stan zapasów i ich wartość na potrzeby rozliczenia dochodu. Odpady użytkowe o utraconej wartości wycenia się szacunkowo, z uwzględnieniem ich przydatności.
To inne zadanie niż inwentaryzacja środków trwałych: ta sprawdza, czy składniki takie jak maszyny lub samochody istnieją i jaki jest ich stan, zamiast ustalać wartość zapasów do rozliczenia dochodu.
VAT, kasa fiskalna i ewidencje związane ze sprzedażą
Rejestry VAT, kasa fiskalna i ewidencja dochodowa dotyczą sprzedaży, ale służą innym celom. Dlatego dokumentowanie obrotu na kasie ani prowadzenie ewidencji VAT nie zastępuje ewidencji potrzebnej do rozliczenia podatku dochodowego.
| Rodzaj ewidencji | Do czego służy | Rola przy sprzedaży |
|---|---|---|
| Ewidencja VAT | Ustala VAT należny i naliczony oraz służy odpowiedniemu raportowaniu. | Rozlicza sprzedaż i zakupy z perspektywy VAT. |
| Kasa rejestrująca | Dokumentuje określony obrót. | Raport fiskalny potwierdza sprzedaż zarejestrowaną na kasie. |
| KPiR | Służy ewidencjonowaniu przychodów i kosztów na potrzeby PIT. | Ujmuje sprzedaż dla rozliczenia dochodu, a nie VAT. |
Sprzedaż zarejestrowaną na kasie można ujmować na podstawie raportów fiskalnych dobowych lub okresowych, z uwzględnieniem korekt. Te same paragony nie powinny być następnie doliczane ponownie jako sprzedaż bezrachunkowa — prowadziłoby to do podwójnego ujęcia obrotu.
Uruchomienie działalności i zmiana formy opodatkowania
Przy rozpoczęciu działalności trzeba ustalić właściwą ewidencję główną i sprawdzić, czy przepisy wymagają spisu na otwarcie. KPiR zakłada się zasadniczo na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie roku. Spis początkowy sporządza się w określonych przepisami przypadkach — także wtedy, gdy firma nie ma zapasów. Nie wszystkie ewidencje powstają więc automatycznie pierwszego dnia.
Przejście ze skali podatkowej lub podatku liniowego na ryczałt oznacza zmianę głównej ewidencji z KPiR na ewidencję przychodów. Przy zmianie trzeba uporządkować dotychczasowe zapisy oraz rozliczyć zapasy według zasad obowiązujących w jej dacie. Historia majątku firmy wymaga ciągłości — zmiana formy opodatkowania nie uzasadnia jej dowolnego resetowania.
Dokumentowanie zapisów, przechowywanie danych i obowiązki elektroniczne
Dokumentacja księgowa powinna pozwalać prześledzić, z jakiego zdarzenia wynika zapis i na jakim dowodzie go oparto. Pomagają w tym data zdarzenia i numer wpisu; jeśli zapis zostaje skorygowany, dokumentacja powinna zachować czytelny ślad zmian, a nie tylko jego końcowy rezultat.
- Sprzedaż i zakupy — dowody sprzedaży i zakupu powinny umożliwiać powiązanie dokumentowanej transakcji z odpowiednim wpisem.
- Zapasy — dokumenty magazynowe uzupełniają ścieżkę dowodową dotyczącą ruchu towarów.
- Majątek firmy — dokumenty nabycia, przyjęcia do używania i wycofania pozwalają odtworzyć kolejne zdarzenia dotyczące składnika majątku.
Raporty sprzedaży oraz dokumenty magazynowe i majątkowe mogą więc stanowić powiązane elementy dokumentacji, a nie zastępować dowód właściwy dla danego wpisu.
Obowiązki elektroniczne w PIT są wdrażane etapowo, dlatego nie należy przypisywać ich każdemu podatnikowi jednakowo. W ramach tego wdrażania wskazana grupa podatników przekazujących JPK_V7M ma prowadzić określone księgi przy użyciu programów komputerowych, a nowe struktury przekazywać po zakończeniu odpowiedniego roku. Zakres obowiązku zależy zatem od tego, czy podatnik należy do tej grupy i jaki etap wdrożenia go obejmuje.